Pause machen wie ein Profi – Praxistipps aus 9 Jahren Zeitmanagement

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Dein Aufgabenstapel häuft sich, die Zeit rinnt nur so dahin, du hast das Gefühl dein Pensum nicht zu schaffen und – zack – wird die Pause gestrichen. So läuft es in vielen Büros in Deutschland ab. Laut Studie der deutschen Versicherung Pronova machen weniger als 40% der Beschäftigen regelmäßig Mittags- oder Erholungspausen. Vor allem Jüngere (18-39 Jahre) arbeiten besonders oft durch. Selbst von denen, die eine Pause machen, besprechen ein Drittel Geschäftliches oder machen private Besorgungen. 

Und das obwohl den meisten Beschäftigten eine Pause wichtig ist. Dringender Nachholbedarf also in Sachen Pause und zum Wohl der eigenen mentalen und physischen Leistungsfähigkeit! Denn die Rechnung “wer mehr arbeitet, leistet mehr” geht nicht auf. Im Gegenteil – keine Pause zu machen führt in eine Abwärtsspirale. Eine Spirale aus mehr Müdigkeit, Erschöpfung, Konzentrationsschwierigkeiten, Reizbarkeit, Kopfschmerzen, die dafür sorgt, dass du länger bis zum Abschluss deiner Aufgaben brauchst. Um dein Pensum zu schaffen, machst du dann noch ein paar Überstunden, die das Gefühl von Erschöpfung und fehlendem Ausgleich weiter anheizen. Willkommen in der Abwärtsspirale! Kein Wunder also, dass auf Platz 5 der Hauptbelastungsfaktoren in der Pronova-Studie Pausen stehen. Pausen, die “oft nicht möglich oder zu kurz” sind. Und sich passend dazu auf Platz 2 der Beschwerden “anhaltende Müdigkeit und Erschöpfung” einstellen¹.

Arbeitnehmer haben in dieser Situation durch das Arbeitszeitgesetz ein klein wenig Hilfe. Dieses schreibt zwischen 6-9 Stunden Arbeitszeit eine Pause von mindestens 30 Minuten vor und bei mehr als 9 Stunden eine mindestens 45-minütige Pause². Selbstständige und Unternehmer wiederum sind selbst angehalten für sich und ihre Gesundheit Pausen im Blick zu behalten. Doch unabhängig ob Arbeitnehmer, Selbstständiger oder Unternehmer – wir alle brauchen Pausen, um mental und physisch unser Bestes geben zu können. Eine Reihe von experimentellen Studien konnte diesen Zusammenhang nochmals verdeutlichen. Denn durch Pausen können wir unsere beim Arbeiten abnehmende Leistungsfähigkeit weitgehend wiederherstellen³. Ergebnisse lettischer Forscher weisen daraufhin, dass Beschäftigte, die sehr regelmäßig kurze Pausen einlegen, deutlich leistungsfähiger als Andere sind, die mehrere Stunden am Stück durcharbeiteten. Sie hatten ein höheres Konzentrationslevel und ließen sich deutlich weniger ablenken. Pausen gehören demnach für einen natürlichen und gesunden Lebensstil zum Leben dazu und verdienen es, dass du sie sorgfältig planst und ohne Schuldgefühle auslebst.

Warum solltest du eine Pause machen?

Ganz einfach: Weil dein Körper – ähnlich wie im Schlaf – auch am Tag Intervalle durchlebt – den sogenannten Basis-Ruhe-Aktivitäts-Zyklus (BRAC) vom Begründer der Schlafforschung Nathaniel Kleitmann⁴. Nach spätestens 90 Minuten konzentrierter Arbeit sinkt im Schnitt die Konzentration. Nicht zuletzt deswegen macht es wenig Sinn erst 4,5 oder mehr Stunden zu arbeiten, bevor die erste Pause eingeläutet wird. Dein Gehirn ist einfach nicht auf Dauerbeanspruchung ausgelegt. 

Arbeitest du dennoch durch, macht sich dein Körper eher früher als später in Form folgender Beschwerden bemerkbar: 

• Müdigkeit und Erschöpfung
• Konzentrationsschwierigkeiten
• Rückenschmerzen
• Reizbarkeit
• Kopfschmerzen
• Anspannung

Spätestens am Ende des Tages bist du dann ausgelaugt und auch am nächsten Tag nicht wirklich leistungsfähiger, da du auch gerne mal Gedanken zur Arbeit mit in den Feierabend nimmst. Dabei sagen Arbeitsstunden und Präsenz nichts über tatsächliche Produktivität aus. Im Gegenteil: Wer regelmäßige Pausen macht, arbeitet deutlich produktiver, erzielt also mehr und bessere Ergebnisse und erreicht mehr Fortschritte in den eigenen Zielen.

Merk dir daher: Dein Körper ist wie ein Auto. Regelmäßiges Auftanken ist die Voraussetzung, um voranzukommen. Und das bevor dein Tank leer ist – sprich bevor du müde und unkonzentriert bist. Denn so kannst du dich ab sofort von Energietiefs verabschieden! Wenn du neben optimalen Pausen auch lernen willst wie du noch effizienter arbeiten kannst, schau‘ in meinen Artikel „Effizient arbeiten wie noch nie“.

Wann und wie lange solltest du eine Pause machen?

Vorab – eine grundsätzliche Regel für jede und jeden gibt es nicht. Dafür sind wir und die Bedürfnisse unseres Körpers zu unterschiedlich. Allerdings gibt es einige in Studien erforschte Richtwerte, die du als Ausgangsbasis nutzen kannst, um deinen eigenen Bedarf an Pausen zu erforschen.

Über die verschiedensten Studien hinweg liegt dieser Richtwert, wann du eine Pause machen solltest nach 50-90 Minuten konzentrierter Arbeit und die empfohlene Länge der anschließenden Pause zwischen 5-20 Minuten. Diese Rhythmen entsprechen laut Forschern am ehesten der natürlichen Arbeitsweise des menschlichen Gehirns, das Phasen hoher Konzentration mit Regenerationsphasen abwechselt. Und diese Richtwerte zeigen eines klar auf: Du brauchst deutlich früher eine Pause als du denkst. Denn oft wird die eigene Müdigkeit erst wahrgenommen, wenn sie unerträglich geworden ist. Darüber hinaus ist auch allgemein erwiesen, dass du am Nachmittag, wenn Körper und Geist bereits einiges geleistet haben, unbedingt längere Pausen als am Vormittag machen sollest.

Und damit vom Allgemeinen zum Individuellen: Wie erforschst du nun, wann du am besten Pause machen solltest? Ganz einfach – mit einer Methode, die ich das Konzentrationsjournal nenne.

1. Beobachte dich einmal über 1-2 Tage hinweg beim Arbeiten. Zeichne hierfür eine dreispaltige Tabelle auf. In die erste Spalte schreibst du die Zeit, wenn du anfängst zu arbeiten. In die zweite Spalte trägst du die Zeit ein, wenn du erste Müdigkeits- oder Konzentrationsschwierigkeiten bemerkst und in die dritte Spalte wie viel Minuten zwischen Anfang und erster Müdigkeit vergangen sind.
2. Nach mehreren Eintragungen über 1-2 Tage bildest du einen Durchschnitt der Werte aus Spalte 3. Und hast damit deine Antwort auf die Frage: Nach wie viel Minuten Arbeit zeigst du erste Müdigkeits- oder Konzentrationserscheinungen?
3. Zieh’ dann von diesem Durchschnittswert 10 Minuten ab. Et voilá – damit hast du die Dauer deiner einzelnen Arbeitsphasen am Tag, nach denen du im Anschluss eine Pause machst.

Falls du dich nun fragst: Wie lange soll ich denn Pause machen? Merk dir: Vom Vormittag bis zum Nachmittag sollten deine Zwischenpausen immer länger werden (Mittagspause als ohnehin längere Pause ausgenommen). Startest du am Morgen beispielsweise mit 5-10 Minuten, macht es Sinn, dir am Nachmittag eher 15-20 Minuten zu nehmen, um deine Akkus wieder aufzuladen.

Doch unabhängig davon wie häufig und wie lange du nun künftig Pause machst – wichtig ist immer, dass du “echte Pausen” machst. Bye bye Schreibtisch, Internet, Handy & Co.! Hallo Licht, Luft und Bewegung!

Pausen funktionieren für dich nicht? Zwei mögliche Ursachen

Du hast es in der Vergangenheit bereits öfter mit Pausen probiert, aber großen Mehrwert hast du darin nicht gesehen? Pausen sind oft auch nicht wirklich mit deinem Alltag vereinbar? Kennst du diese Gedanken? Falls ja, weißt du warum Pausen für dich bislang nicht so richtig funktioniert haben? Nein? Dann lass’ uns einmal tiefer einsteigen.

Die zwei Hauptgründe warum Pausen bislang nicht funktioniert haben, sind in der Regel folgende: 

1. Es wird keine “richtige Pause” gemacht. 
2. Es werden über Wochen und Monate keine regelmäßigen Pausen am Tag gemacht.

Zu Nr.1: Laut der Studie der deutschen Versicherung Pronova nutzen unter allen Beschäftigten, die Pausen machen, ein Drittel diese, um parallel Dienstliches zu erledigen. Und knapp 40% verbringen Pausen mit privaten Erledigungen wie Einkaufen, Wäsche zur Reinigung bringen oder dem Organisieren von Terminen. Ebenfalls beliebt ist das Sitzen bleiben am Schreibtisch, während die Zeit am Handy, im Browser oder im Posteingang verbracht wird. Feststeht – der Erholung oder Regenerierung dienen diese “Fake-Pausen” nicht. Dann lieber eine kurze “richtige” Pause – deinem Körper und Geist zuliebe. Wie du wirklich erholsame Pausen machst erfährst du im Abschnitt “Pause machen wie ein Profi”.

Zu Nr. 2: Constance wins the game! Um wirklich regelmäßig Pause zu machen, ist es zentral, diese im Trubel des Alltags nicht aus den Augen zu verlieren. Eines ist dabei wichtig: Verlasse dich auf keinen Fall auf dein Erinnerungsvermögen. Denn dieses ist unzuverlässig!

Nutze entweder eine im Alltag etablierte Handlung, die du immer wieder am Ende deiner Arbeitsphase machst (Routine) – beispielsweise dir Kaffee nachzuschenken. Diese Routine kann dann dein Auslöser sein, der deine Pause einläutet. Oder du nutzt ein digitales Tool wie das Browser Addon “Tide”, indem du einmalig die Länge deiner Arbeitsphasen (bspw. 50 Min.) und deiner Pausen (bspw. 10 Minuten) einträgst. Dieses Tool erinnert dich dann im Anschluss über einen kurzen Signalton daran, dass deine Pause startet bzw. zu Ende ist. Denn die Anzeichen, dass eine Pause überfällig ist, kommen schneller als du denkst. Du fragst dich, was das für Anzeichen sind? Im Folgenden die 6 häufigsten Symptome:

• Du machst mehr Fehler (inhaltlich oder Schreibfehler)
• Du brauchst deutlich länger als normal, um etwas zu lesen oder zu bearbeiten
• Deine Motivation hat spürbar nachgelassen
• Du kannst dich schwerer konzentrieren
• Deine Augen fallen dir immer wieder zu
• Du bist leicht reizbar

Weitere Infos rund um Routinen und Gewohnheiten findest du in meinem Artikel „Gewohnheiten ändern: In 3 Phasen zu deinem neuen Ich“.

3 Arten von Pausen

Eine Pause ist per Definition eine kürzere Unterbrechung einer Tätigkeit zur Erholung oder Regenerierung⁵. Entsprechend sind im engeren Sinne der Feierabend, Urlaub oder Sabbaticals keine Pausen. Im Folgenden gehe ich auf drei Arten von Pausen mit dir ein, die fester Bestandteil des Alltags sein sollten, um ganztägig die eigene Energie und Konzentration hochhalten zu können:

• Mikropausen: Die kürzeste Form der Unterbrechung, die einige Sekunden bis maximal 5 Minuten lang sind. Perfekt zum tiefen Durchatmen zwischendurch, wenn einmal Stress aufkommt!
• Intervallpausen: Die Form von Pausen, die du optimalerweise im Anschluss an deine Arbeitsphase zur Regeneration machen kannst. Meist sind diese 5-20 Minuten lang.
• Mittagspause: Der Klassiker der Pausen, der – nicht zuletzt durch das Arbeitszeitgesetz – am häufigsten durchgeführt wird. Die empfehlenswerte Länge einer Mittagspause liegt dabei zwischen 30-60 Minuten. Geht die Mittagspause länger, fällt es dir im Anschluss deutlich schwerer wieder in deine Aufgaben reinzukommen.

Pause machen wie ein Profi – 9 Praxistipps

Pausen-Tipps gibt es online wie Sand am Meer. Daher gibt es hier für dich 9 praxiserprobte Tipps, die ich selbst in den letzten Jahren meiner Performancereise immer wieder angewandt habe:

Teile deinen Tag in Arbeits- und Pausenintervalle ein, so hältst du ganztägig spielend leicht deine Energie und dein Konzentrationslevel hoch. Wie du die optimale Länge deiner Intervalle herausfindest, erfährst du im Abschnitt “Wann und wie lange sollte man eine Pause machen?”.

Es sind vor allem die frei gewählten Pausen, die erholsam für dich sind. Dann, wenn du selbst entscheiden kannst, wann du Pause machst. Wichtig hierbei ist nur, dass du sie nicht zu lang werden lässt (> 60 Min.), damit sie dich nicht aus dem Arbeitsfluss bringt. Darüber hinaus ist der Erholungseffekt bei längeren Pausen nicht wesentlich größer als bei einer kurzen Pause.

Ganz nach dem Motto “Was eingeplant wird, wird (sehr viel wahrscheinlicher) erledigt” ist meine Empfehlung an dich: Blocke dir Pausen-Slots in deinem Kalender. Räume Pausen damit eine ähnliche Priorität ein wie deinen Terminen mit anderen. Und sorge dafür, dass du sie bewusst in deinen Tagesablauf integrierst und vor Augen hast.

Wie bei anderen Tätigkeiten ist es auch bei Pausen zentral, dass du dir diese zur Gewohnheit machst. Sonst ist der gute Vorsatz nach 1-2 Wochen wieder dahin. Um dich beim Pausen machen, selbst zu überprüfen, kannst du ein Pausenprotokoll anlegen, indem du alle Pausen inkl. Datum des Tages und Uhrzeit einträgst.

Für deine Pause empfehle ich dir, uneingeschränkt alle digitalen Medien (Handy, Tablet, Smartwatch, Laptop & Co.) zu schließen, wegzulegen oder auszumachen, um deinen Geist in der Pause nicht mit weiteren Impulsen zu bombardieren.

Oldie but goldie! Iss in deiner Mittagspause etwas Leichtes und am besten nur so viel bis du satt bist – nicht übersatt. Das heißt nicht zwangsläufig, dass es ein Salat, Sandwich oder eine Suppe sein muss. Pizza, Burger, Pommes & Co. solltest du aber besser meiden. Such’ dir am besten am Ende der Woche einige leckere Rezepte heraus und koche sie vor, damit du unter der Woche nur noch aufwärmen musst. So einfach kann’s sein!

Ein kurzer, etwa 15-minütiger Schlaf – der „Power-Nap“ – hilft dir besonders gut deine Akkus aufzuladen, an Tagen, wo dein Energielevel eher niedrig ist, um im Anschluss konzentriert arbeiten zu können. Länger als 15 Minuten sollte der Power Nap aber nicht sein, damit du nicht in eine Tiefschlafphase gerätst und dein Kreislauf in Schwung bleibt. Der starke Bruder des Power Nap ist dabei der Coffee Nap: Hierfür trinkst du unmittelbar vor Beginn deines Power Naps einen Espresso, dessen Wirkung nach dem Power Nap einsetzt, sodass du doppelt energiegeladen aufwachst.

Das Beste kommt zum Schluss! Willst du eine Garantie, dass du nach deiner Pause mit mehr Energie deinen Tag rockst? Dann würde ich dir zu 3L-Pausen raten! Wofür steht 3L? Für Licht, Luft und Laufen. Diese 3 Elemente sind die optimale Kombination, um innerhalb kürzester Zeit deine Akkus wieder aufzuladen. Licht steht dabei für Tageslicht, das dein Körper ebenso wie ausreichend Frischluft benötigt. Und Laufen wiederum steht für Bewegung jeglicher Art (Spaziergang, Walken, Joggen, Fitnessübungen, …). Denn diese sorgt für vermehrte Ausschüttung des Hormons BDNF, das dein Kurz- und Langzeitgedächtnis verbessert.

Lust deinen Tag zu rocken dank optimaler Pausen?

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