Effizient arbeiten wie noch nie – 6 Methoden vom Zeitmanagement Coach

Was bedeutet „effizient arbeiten“ eigentlich?

Effizient arbeiten bedeutet, dass du deine Aufgaben mit möglichst wenig Aufwand abschließt und du hierfür u.a. die richtigen Vor- und Nachbereitungen für deine Arbeitsphase triffst. Dies schließt u.a. Pausenmanagement mit ein. Effizientes arbeiten ist v.a. möglich durch den richtigen Fokus beim Arbeiten und die Auswahl zielorientierter, wichtiger Aufgaben vor dem Arbeiten. Diese Art des Arbeitens ist eng verbunden mit der Arbeitsweise des “Deep Work”, die vom amerikanischen Informatikprofessor und Autor Cal Newport geprägt wurde. Deep Work meint berufliche Aufgaben, die unabgelenkt und konzentriert umgesetzt werden und einen neuen Wert generieren¹. Um in Zukunft effizient zu arbeiten, ist es im ersten Schritt ratsam, einen Status Quo Check zu machen, bei dem du deine Arbeitsweise einmal 1,2 Tage genau unter die Lupe nimmst: Wo geht dir während des Tages Zeit bspw. durch Ablenkungen verloren? An welchen Punkten lässt sich deine Arbeitsweise verbessern? Bereitest du deine Arbeitsphasen vor oder nach? Diese und weitere Fragen ermöglichen dir schon mal einen ersten Eindruck zu bekommen, von welchem Punkt du startest, um deine Effizienz zu steigern. Denn die Effekte von ineffizientem, meist abgelenkten Arbeiten sind nicht nur kurzfristiger Natur. Verbringst du genügend Zeit mit fieberhaftem Multitasking & Co., verringerst du dauerhaft die Fähigkeit, konzentriert zu arbeiten.

Wieso ist effizient arbeiten wichtig?

Weil deine Zeit & Energie sehr begrenzte Ressourcen sind und in Deutschland pro Woche durchschnittlich ein ganzer Arbeitstag durch ineffiziente Arbeitsorganisation verloren geht. So das Ergebnis einer Studie der Akad Universität in Stuttgart. 20% an Arbeitszeit, die nicht zuletzt schlechtem Zeitmanagement zum Opfer fallen. Und was ist die Folge? Die Folge sind durchschnittlich 6 Überstunden pro Woche, mit denen die verlorene Zeit versucht wird zu kompensieren. Nach denen dennoch 84% der Befragten das Gefühl haben trotz viel Arbeit immer noch nicht genug getan zu haben². Und vielleicht kennst auch du dieses Gefühl?

Doch wohin führt diese Spirale aus ineffizienter Arbeit, die durch mehr Arbeit kompensiert werden soll? Zu sehr langen Arbeitszeiten, die laut einer Studie der Uni Stanford zu Fehlern, Unfällen, Ermüdung und sogar Krankheit führen kann. Und die erwiesenermaßen in Wochen ohne einen arbeitsfreien Tag zu deutlich weniger Ergebnissen als in Wochen mit arbeitsfreien Tagen führt³. Viele gute Gründe also, effizientes Arbeiten ab sofort zur zentralen Säule des eigenen Alltags zu machen. Zentral ist es hierbei nicht nur eine neue Arbeitsweise zu etablieren, sondern auch dein Umfeld zu verändern. Denn ein choatisches Umfeld sorgt laut Forschern der Princeton Uni dafür, dass kognitive Aufgaben durch die Menge an Triggern schlecht erfüllt werden. Gleiches gilt auch für das digitale Umfeld: Jeder offene Tab und jede unsortierte Desktop-Datei sind eine nagende Erinnerung an Unabgeschlossenes. Sie machen es dir leicht dich abzulenken, statt deine eigentliche Aufgabe abzuschließen⁴. Nir Eyal geht neben seinem Buch auch in diesem „Fokus“-Artikel näher auf das Phänomen ein.

Fakt ist: Ablenkungen in Form von Multitasking sind – entgegen vieler Meinungen – Gift für deine Produktivität. Mehrere Aufgaben “gleichzeitig” zu erledigen, erfordert vom Gehirn sich jedes Mal neu zu orientieren und reinzudenken und bewirkt enorme Zeitverluste. Multitasking fördert demnäch nicht das effiziente Arbeiten, sondern reduziert es spürbar. Die Frage, die sich nun also stellt: Wie schaffst du es, effizientes Arbeiten zu etablieren. Und dadurch deine Zeit ebenso gut zu schützen wie du es bereits mit Schlössern und Sicherheitssystemen bei deinem Eigentum tust? Genau darum wird es in den weiteren Abschnitten gehen.

Was ist der Unterschied zwischen effizientem und effektivem Arbeiten?

Effektives Arbeiten meint die Arbeit an den “richtigen”, sprich für deine Ziele wichtigen Aufgaben. Effizient arbeiten im Gegenzug meint die “richtige” Umsetzung dieser wichtigen Aufgaben. Eine Umsetzung, die mit minimalem Aufwand dank smarter Herangehensweise verbunden ist. Entsprechend ist deine optimale Arbeitsweise ein Mix aus effektivem und effizientem Arbeiten.

Wie du die für dich wichtigsten Aufgaben in jedem Lebensbereich herausfindest, erfährst du in meinem Artikel „Aufgaben priorisieren“.

Effizient arbeiten: 2 Methoden zur Vorbereitung deiner Arbeitsphase

Unabhängig davon, wie du deine Arbeitsphasen an jedem deiner Tage vorbereitest, ist das Wichtigste, das die genutzte Methode zu dir und deinem Alltag passt. Daher prüfe die folgenden Selbstmanagement-Methoden darauf, ob sie zu dir passen. Denn wenn du dich für eine Methode entscheidest, geht es darum, dass du diese mit Freude langfristig durchführst. Nur so wirst du echte Erfolge erzielen.

Eine der häufigsten Ablenkungen, die effizientem Arbeiten im Wege stehen, sind Ablenkungen durch ein suboptimales Arbeitsumfeld. Sprich, wenn dich Dinge auf deinem Schreibtisch oder im Sichtfeld ablenken oder du dich immer wieder beim Arbeiten unterbrichst, weil du Sachen fürs Arbeiten vergessen hast. Genau hier setzt die “Picknick-Checkliste” an. Die Picknick-Checkliste orientiert sich, wie der Name bereits verrät, an deiner Vorbereitung auf ein Picknick. Du schreibst eine Einkaufsliste, kaufst alle wichtigen Zutaten ein, machst deine Arbeitsfläche frei und bereitest dann die Zutaten zu, bevor du picknicken kannst. Diese Vorgehensweise kannst du dir auch beim Arbeiten zunutze machen. Erst schreibst du deine Checkliste was du alles regelmäßig zum Arbeiten brauchst (bspw. Ladekabel, Wasser, Zettel & Stift, …). Im Anschluss gehst du vor jeder Arbeitsphase die Checkliste durch und holst dir alles was du brauchst. Deinen Schreibtisch räumst du im letzten Schritt frei von allem was du andersherum nicht brauchst und was dich ablenken könnte.

Verschiedene Studien haben gezeigt, dass dein Gehirn am effizientesten arbeitet, wenn es in Intervallen arbeitet, auf die Pausen folgen. So hat dein Gehirn die Möglichkeit sich regelmäßig zu erholen, arbeitet nachhaltiger und bringt bessere Ergebnisse. Wenn es um Intervalle geht, ist die wohl bekannteste Methode – die Pomodoro Methode nach Francesco Cirillo. Bei der Pomodoro Methode beginnst du mit Arbeitsphasen von 25 Minuten auf die je 5 Minuten Pausen folgen. Nach 4 solcher Arbeitsintervalle legst du eine längere Pause von 15-20 Minuten ein. Der Nachteil bei der Pomodoro Methode ist, dass sie weder auf deine aktuelle Konzentrationsdauer noch auf deine individuellen Aufgaben eingeht. Vielfach wird daher berichtet, dass 25 Minuten nicht ausreichen, um sich in die eigene, oft komplexe Aufgabe einzuarbeiten und man nach 25 Minuten erst richtig im Flow ist.

Genau diese Probleme gibt es nicht mehr, sobald du mit deinem individuellen Arbeitsintervall arbeitest. Beobachte dich zu diesem Zweck einmal über 1,2 Tage: Wie lange schaffst du es WIRKLICH dich voll zu konzentrieren ohne erste Müdigkeits- oder Konzentrationsanzeichen? Hinweis: Dies ist nicht erst nach 4 Stunden der Fall. Angenommen du merkst, dass du dich 60 Min. konzentrieren kannst, bis du müde wirst. Dann zieh’ von dieser Länge 5-10 Min. ab (50-55 Min.). Et voilà – solange arbeitest du künftig am Stück, bevor du eine kurze Pause einlegst. Stell dir Intervallarbeiten wie ein Training im Fitnessstudio vor mit kl. Pausen zwischendrin, die dein mentaler Muskel zum Wachsen und Erholen braucht.

Effizient arbeiten: 2 Methoden während deiner Arbeitsphase

Nachdem du mit den vorigen 2 Methoden nun ready für deine Arbeitsphase bist, gibt es im Folgenden 2 weitere Techniken, um während des Arbeitens in Sachen Effizienz zu rocken. Um beim Arbeiten unnötiges Wechseln zwischen verschiedenen Aufgaben oder Aktivitäten zu vermeiden (Produktivitätskiller “Multitasking”), lautet das Zauberwort Singletasking. Hierbei fokussierst du dich solange auf eine Aufgabe bis du sie so weit abgeschlossen hast wie geplant. Der Vorteil? Du kommst schneller voran und arbeitest dich tiefer in deine Aufgaben ein, was sich direkt in spürbar besseren Ergebnissen niederschlägt.

Der Grund, warum sich die Vorstellung, man müsste ständig erreichbar sein, so hartnäckig hält, ist denkbar simpel: Weil es einfacher ist als sich abzuschotten. Arbeitest du beispielsweise in einem Umfeld, in dem du die Antwort auf deine Frage binnen kürzester Zeit erhältst, musst du deine Projekte und Aufgaben nicht vorausplanen. Kurz, du musst dich nicht besser organisieren. Der zweite Grund warum es einfacher ist, ist, dass man das Gefühl hat “produktiv” zu sein, während man mit Eifer auf die jüngste Nachricht im Posteingang antwortet, während alles andere sich aufstaut.

Warum ist es nun also wichtig dich beim Arbeiten abzuschotten von Emails, Direktnachrichten & Co.? Ganz einfach! Weil du sonst viel Zeit und Energie verschwendest und deine Ergebnisse deutlich oberflächlicher und mit mehr Flüchtigkeitsfehlern versehen sind. Halte daher unbedingt alle Posteingänge, digitalen Geräte wie Handy oder Tablet und Browser-Tabs geschlossen oder außer Sichtweite bis du deine Arbeitsphase beendet hast. Deine Ergebnisse werden es dir danken und deine Energie auch! Denn so kannst du die Stunden mit der meisten Energie für komplexe Aufgaben nutzen und Emails & Co. angehen, wenn du ohnehin weniger Energie hast.

Effizient arbeiten: 2 Methoden zur Nachbereitung deiner Arbeitsphase

Es ist wieder einer dieser Tage. Deine Aufgabenliste ist voll und die Zeit rinnt nur so dahin. Gerade an diesen Tagen kommt es nicht selten vor, dass Pausen reduziert oder ganz gestrichen werden. Der Grund? “Zu viel zu tun, keine Zeit”. Tragisch ist an dieser Stelle jedoch, dass das Streichen von Pausen dich nicht effizienter, sondern im Gegenteil ineffizienter macht. Denn dein Körper braucht gezielte Pausen, um sich regelmäßig zu regenerieren und neue Energie für die anstehenden Aufgaben zu sammeln. Ähnlich wie beim Auto gilt auch für deinen Körper: Lade mit Pausen deinen Tank wieder auf BEVOR er leer ist. Sprich, bevor du müde und unkonzentriert wirst. Sonst sorgst du für nachhaltige Energietiefs.

Eine Reihe von experimentellen Studien konnten den positiven Effekt von Pausen bereits beweisen. Nach diesen Studien kannst du durch Pausen deine beim Arbeiten abnehmende Leistungsfähigkeit weitgehend wiederherstellen. So weit, so gut! Doch wie lange sollte deine Pause am besten sein? Laut Studien des Erholungsforschers Gerhard Blasche von der Uni Wien gilt: 5-10 Min. Pause bei leichter geistiger oder körperlicher Arbeit sowie über 10 Min. Pause bei schwerer geistiger oder körperlicher Arbeit. Und am späten Nachmittag, wenn Körper und Geist bereits einiges geleistet haben, unbedingt längere Pausen machen als am Morgen⁵.

Die nächste Frage, die sich nun stellt, ist: Was machst du in deiner Pause, um energiegeladen in die nächste Arbeitsphase zu starten? Meine Empfehlung ist, 3L-Pausen zu machen. Wofür steht 3L? Für Licht, Luft und Laufen. Diese 3 Elemente sind die optimale Kombination, um innerhalb kürzester Zeit deine Akkus wieder aufzuladen. Zur Etablierung von 3L-Pausen in deinem Alltag frag’ dich am besten: Wie kann ich Frischluft und Sonnenlicht in meine Pause integrieren? Welche Form von Bewegung kann ich in meiner Pause durchführen? Denn Bewegung sorgt für vermehrte Ausschüttung des Hormons BDNF, das dein Kurz- und Langzeitgedächtnis verbessert.

Wenn dir dieser Praxistipp zum Pause machen gefällt, schau‘ am besten mal in meinen Artikel „Pause machen wie ein Profi“ rein.

Damit sich dein Gedankenkarrussel nach deiner Arbeit nicht weiter um unvollendete Aufgaben dreht, ist es wichtig einen Abschluss zu finden. Dieser Abschluss ist dein Feierabendritual. Das Letzte, was du vor Beginn deines Feierabends machst. Der Effekt des Rituals ist, das du dir bereits überlegst wie du zu einem späteren Zeitpunkt die unvollendete Aufgabe abschließt, um so im Feierabend den Kopf frei zu haben für anderes. Denn ansonsten schlägt der Zeigarnik-Effekt zu, nach welchem unvollendete Aufgaben deine Aufmerksamkeit in Beschlag nehmen – egal ob du eigentlich im Feierabend bist oder nicht.

Um das Feierabendritual für dich umzusetzen, braucht es nur 4 einfache Schritte:

1. Du prüfst ein letztes Mal, dass in deinen Posteingängen keine Nachrichten enthalten sind, die heute eine Antwort erfordern.
2. Alle neuen Aufgaben, die durch Mails, Nachrichten und über andere Kanäle reingekommen sind, setzt du auf deine To Do Liste.
3. Du überprüfst alle offenen Aufgaben auf ihre Dringlichkeit, damit dir keine für diese Woche zeitkritischen Deadlines entgehen.
4. Du planst deine Aufgaben für den nächsten Tag und schließt deine Planung mit einem kurzen “Feierabend erreicht” ab. Dein Versprechen an dich, den jetzt beginnenden und verdienten Feierabend zu genießen.

Lust richtig durchzustarten mit effizientem Arbeiten?

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Du willst für jede Situation – egal ob Ablenkungen, Aufschieberitis, Ungeplantes & Co. gewappnet sein?
Du willst in deinem optimalen Rhythmus aus Arbeits- und Pausenphasen arbeiten, um das Beste aus jedem deiner Tage zu machen?