Aufgaben priorisieren: Diese Methode schlägt Eisenhower & Co.

Was versteht man unter Priorisierung?

Priorisierung an sich steht für das Gewichten, Bewerten und Ordnen bestimmter Teile eines übergeordneten Themas. Aufgabenpriorisierung im Speziellen meint die Aufgaben innerhalb deines Tages, deines Projektes oder eines Themenbereiches in eine hierarchische Ordnung zu bringen und sie anschließend in dieser Reihenfolge umzusetzen. Die Gewichtung deiner Aufgaben kannst du dabei individuell über Zahlen oder Zeichen kennzeichnen. Wonach du entscheiden kannst, welche Aufgaben Priorität haben und welche nicht, schauen wir uns im Verlauf dieses Artikels genauer an. Aber soviel sei schon gesagt: Eisenhower, Pomodoro & Co. bedienen wir uns nicht.

Welche Vorteile hat es deine Aufgaben zu priorisieren?

Gedanken wie “ich weiß auch so was meine Prioritäten sind” oder “ich setze lieber direkt um statt zu planen” sind oft die Ursache für fehlende Aufgabenpriorisierung. Dabei gibt es unzählige, sofort spürbare Vorteile, wenn du deine Aufgaben priorisieren kannst:

• Du triffst weniger Energie verbrauchende Entscheidungen, da du eine Reihenfolge an Aufgaben hast, der du einfach folgen kannst
• Du erledigst die wichtigste Aufgabe immer zuerst – nicht die Unangnehmste (Eat the frog Methode) oder Kürzeste, sondern die Wichtigste.
• Du machst spürbare, schnellere Fortschritte, statt nur beschäftigt zu sein mit kleinen, belanglosen Aufgaben.
• An vollen Tagen wählen viele Menschen eher kürzere Aufgaben mit direkten Belohnungen, aber du tappst nicht mehr in diese Falle¹.
• Du fokussierst dich aufgrund einer klaren Reihenfolge besser auf deine Aufgaben und lässt dich weniger ablenken. Wenn du noch effizienter arbeiten willst, schau‘ dir am besten meinen Artikel „Effizient arbeiten wie noch nie“ an.
• Du reduzierst die Wahrscheinlichkeit von Multitasking. Sprich während deines Tages mehrere meist “dringende” Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten.
• Angesichts ihres riesigen Aufgabenberges scheuen sich viele Menschen, Entscheidungen zu treffen, weil sie nicht wissen, wo sie anfangen sollen. Dir passiert das nicht.
• Du reduzierst Stress, weil du weißt, dass du keine wichtigen Aufgaben oder damit zusammenhängenden Termine verpasst.
• Du hast immer den Überblick über deine nächsten Umsetzungsschritte.
• Aus deinen Prioritäten kannst du auch deine Ziele und Werte ablesen.
• Du setzt deine (mentalen und physischen) Ressourcen gezielt ein, weil du wichtige Aufgaben, die oft auch mehr Energie und Zeit brauchen als Erstes angehst
• Beim Priorisieren triffst du nicht spontan aus dem Bauch heraus, sondern mit dem nötigen, strategischen Weitblick Entscheidungen.
• Jedes Mal, wenn du dich an die Reihenfolge deiner Aufgaben hältst und eine neue Aufgabe startest, stärkst du dein Selbstvertrauen.
• Du arbeitest effektiver und sparst damit Zeit, die du wiederum für Dinge nutzen kannst, die dich (ebenfalls) glücklich machen und wirst dadurch insgesamt zufriedener

Häufige Herausforderungen beim Aufgaben priorisieren

Nachdem nun die Vorteile des Priorisierens klar auf der Hand liegen, lass uns die Herausforderungen betrachten, die es rund um Aufgabenpriorisierung zu vermeiden gilt. So kannst du Warnsignale beim eigenen Priorisieren leicht erkennen und gegensteuern. Und vielleicht kennst du die ein oder andere Herausforderung selbst, die andere von Priorisierung abhält oder ihnen bei der Umsetzung Schwierigkeiten bereitet:

• Du hast das Gefühl das Priorisieren deiner Aufgaben dauert zu lange
• Der Widerstand vor Aufgabenpriorisierung ist hoch, da du deine Aufgaben an vielen verschiedenen Orten notiert oder gespeichert hast
• Du schiebst ungeplante oder neue Aufgaben einfach zwischen deine priorisierten Aufgaben und verlierst so den Überblick wieder.
• Bei vielen Terminen und Aufgaben an einem Tag verzettelst du dich schon mal und hältst dich nicht mehr an deine priorisierte Reihenfolge. Wie du deinen Tag optimal planst, erfährst du in meinem Artikel „Tagesplanung: Alles was du wissen musst“.
• Du passt deine Prioritätenlisten nicht an, wenn sich etwas an deinen Aufgaben ändert, sie länger dauern als geplant oder neue hinzukommen. Deine Prioritätenliste ist ein “lebendes Konstrukt”, das jederzeit, wenn sinnvoll, angepasst werden darf.
• Du hast deine Deadlines bei einzelnen Aufgaben nicht richtig beachtet und musst dadurch deine Prioritätenliste wieder umschmeißen.
• Deine Aufgaben hast du vor dem Priorisieren nicht alle gebündelt in einer To Do Liste zusammengefasst. Dadurch ist deine Priorisierung unvollständig oder fällt dir schwerer.
• Du hast noch nicht die EINE Methode zur Aufgabenpriorisierung gefunden, die für dich funktioniert
• Eine Aufgabe dauert länger und du neigst dazu vor Beendigung schon einmal zur Nächsten zu springen. Und schmeißt damit deine Prioritäten schnell mal über den Haufen.
• Deine Aufgaben sind gar keine Aufgaben, sondern Projekte und du hast dadurch das Gefühl deine „Aufgabenpriorisierung“ geht nicht auf
• Last but not least die wichtigste Herausforderung: Du hast beim Priorisieren von Aufgaben deine Ziele nicht vor Augen.

Warum Eisenhower, Pareto & Co. vielen beim Priorisieren nicht helfen

Eisenhower, Pareto & Co. sind wertvolle Reminder dafür, dass nicht alle deine Aufgaben den gleichen Wert für dich und dein Leben haben, dass es deutlich mehr Aufgaben als Zeit gibt und es daher gilt, deine Zeit sehr bewusst einzusetzen.

Aber alle diese Methoden beantworten dir nicht die Fragen:

• Wie GENAU priorisiere ich bei einem riesigen Aufgabenberg und einem Alltag mit ungeplanten Situationen regelmäßig meine To Do’s?
• WORAN mache ich fest, welchen Aufgaben von der Wichtigkeit auf Platz 4, 12 oder 25 ist?
• Und woher weiß ich, ob das nun WIRKLICH die für mich beste Priorisierungsreihenfolge ist?

Daher helfen Eisenhower und andere bekannte Methoden vielen Menschen nicht weiter, wenn es darum geht, Herr ihrer Aufgabenberge und Deadlines zu werden. Diese Methoden sind meist eher eine Erinnerung zur bewussten Zeitnutzung oder ein erster Versuch hin zu mehr Struktur und Überblick.

Was ist zu tun, bevor du deine Aufgaben priorisieren kannst?

Um dir das Priorisieren von Aufgaben zu einem Bestandteil deiner Arbeit zu machen, ist es essentiell es dir so leicht und zeitsparend wie möglich zu machen.
Hierfür ist es zentral, dass du VOR dem Priorisieren unbedingt folgende Vorbereitungsschritte angegangen bist:

1. Du hast ein Tool ausgewählt, indem du eine Liste deiner Aufgaben erstellst. Dieses Tool kann ein Notizbuch, eine App, ein Desktop-Programm oder eine Browser-Anwendung sein. Erfahrungsberichte zu vielen bekannten Desktop- und Browser-Tools wie Trello, Asana & Co. findest du u.a. bei OMR.
2. In diesem Tool erstellst du deine Aufgabenlisten – am besten eine für berufliche und eine für private Aufgaben. Alles Weitere zur Struktur von Aufgabenlisten würde an dieser Stelle zu weit führen. Bei Fragen zu diesem oder weiteren Themen melde dich gerne bei mir.
3. In diese Aufgabenlisten trägst du alle, wirklich alle Aufgaben ein, die in deinem Kopf, in E-Mails, auf Post-Its oder an anderen Orten gespeichert sind.
4. Im Anschluss prüfst du welche Aufgaben gestrichen (Not to do’s), durch Tools automatisiert durchgeführt oder von anderen erledigt werden können (Delegieren).
5. Bei den verbleibenden Aufgaben ergänzt du bei Bedarf deine Aufgaben um eine Deadline, falls es eine Externe gibt.
6. Nun prüfst du, ob deine Aufgaben wirklich Aufgaben oder nicht vielmehr Projekte oder Aufgabenpakete sind (Projekt = bspw. Website-Erstellung / Aufgabenpaket = Texte für Website erstellen / Aufgabe = Recherche für Datenschutz-Text). Falls Projekte oder Aufgabenpakete in deiner Aufgabenliste sind, unterteile sie solange bis du einzelne Aufgaben hast.
7. Et voila – du bist ready to go, um nun deine Aufgaben zu priorisieren und echte Fortschritte in deinem Alltag zu etablieren. Denn du hast v.a. mental Platz geschaffen durch das schriftliche Notieren aller deiner Aufgaben.

Wie kannst du erfolgreich Aufgaben priorisieren?

Das Wichtigste zuerst: Wenn du deine Aufgaben priorisiert hast, halte dich unbedingt an deine Priorisierung. Ansonsten hast du nicht nur deine wertvolle Zeit verschenkt, sondern auch deinem Selbstvertrauen geschadet, weil du lernst, dass du nicht tust, was du dir vornimmst. Sobald du über deine Aufgabenliste eine vollständige Sammlung aller deiner Aufgaben erstellt hast (siehe Frage: “Was ist zu tun, bevor du deine Aufgaben priorisieren kannst?”),  kann es an die Aufgabenpriorisierung gehen.

Hierfür nutze ich eine Methode, die ich “Top Down-Priorisierung” nenne. Bei der Top Down-Priorisierung beginnst du im ersten Schritt, deine Lebensbereiche zu priorisieren (Gesundheit, Beziehungen, Beruf, Freizeit & Urlaub, Finanzen…). Sprich der Bereich, der dir am wichtigsten ist, ist Prio 1. Der zweitwichtigste Lebensbereich ist Prio 2 usw. Hast du alle deine Lebensbereiche priorisiert, geht es im zweiten Schritt daran, die Ziele in einem Lebensbereich zu priorisieren. Hast du bspw. was deine Gesundheit betrifft 3 Ziele, ist auch hier das wichtigste Ziel Prio 1, das Zweitwichtigste Prio 2 usw. Zu guter Letzt priorisierst du die Aufgaben jedes Ziels durch. Wie du deine Priorisierung dabei kennzeichnest (1,2,3 / A,B,C / Prio 1, Prio 2, Prio 3…) ist komplett dir überlassen. Die Vorgehensweise der Top Down-Priorisierung dauert beim Aufsetzen einige Minuten, spart dir aufs Jahr gesehen jedoch aberdutzende Stunden Zeit, Nerven und Energie.

• Wenn ich diese Woche nur noch ein Ziel oder eine Aufgabe angehen könnte, welche wäre das?
• Gibt es ein Ziel, dessen Umsetzung für andere Ziele Voraussetzung ist? Eine Frage, die du dir genauso bei Aufgaben stellen kannst.
• Gibt es bei einem meiner Ziele oder Aufgaben eine externe Deadline, die bereits eine gewisse Priorisierung erfordert?
  
  

Top Down-Priorisierung stellt sicher, dass du eine klare Vorgehensweise hast, um auch bei vielen Zielen und Aufgaben den Überblick zu behalten. Mit dieser Methode weißt du genau, woran du festmachst welchen Aufgaben du dich wann widmest, weil du dich vorher bereits für eine bestimmte Reihenfolge deiner Ziele und Lebensbereiche entschieden hast. Und du weißt schlussendlich, dass es aktuell die beste Prioritätenreihenfolge für dich ist, weil du auf Basis deiner Wünsche und Bedürfnisse zuerst auf deine Lebensbereiche geschaut hast.

Innerhalb deines Tages macht es Sinn, dass du dir die jeweils aktuell 1-3 wichtigsten Aufgaben von deiner Aufgabenliste auswählst und angehst. In einer Woche kannst du im Regelfall die 5-10 wichtigsten Aufgaben angehen. Am Tag ist es wichtig, dass du niemals zwischen mehreren Aufgaben hin- und herspringst (Multitasking), sondern deine Aufgabe, falls möglich, zuerst abschließt bevor du dich der Nächsten widmest. Am Ende des Tages ist es wichtig, dass du prüfst welche Aufgaben du geschafft hast und welche noch offen sind. Und im Anschluss deine Aufgabenliste und die Priorisierung für den nächsten Tag aktualisierst. So hast du an jedem Tag eine aktuelle Aufstellung deiner Prioritäten! Ready? Let’s go!

Lust richtig durchzustarten mit Aufgabenpriorisierung & Co.?

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