Tagesplanung: Alles was du wissen musst, um deinen Tag zu planen

Intro

Kennst du das? Du startest den Morgen mit dutzenden Aufgaben, die du erledigen musst, um am Tagesende festzustellen, dass du keine deiner eigentlichen Aufgaben abgeschlossen hast. Das frustriert! Natürlich hast du einiges an anderen Aufgaben umgesetzt, aber kaum etwas von dem, was du dir vorgenommen hast.

Doch wie kommt das? Nicht selten wird “einfach so”, sprich ungeplant, in den Morgen gestartet. Du schaust dir die eingelaufenen E-Mails und aufpoppenden Infos in Tabs und Dokumenten an und findest dich Stunden später in Aufgaben wieder, die du gar nicht auf dem Schirm hattest. Und das obwohl du den Wert von Planung kennst und sie auch einsetzt – bspw. wenn es um Geburtstage, Urlaube, berufliche Events & Co. geht. Wieso klappt es dann nicht, Planung genau in dem Teil deines Lebens zu priorisieren, wo es am meisten darauf ankommt – deinem Alltag? Hierfür gibt es verschiedene Gründe: Einer der häufigsten ist, dass das “Wie?” nicht klar ist. Sprich wie kann ich meinen Tag planen? Wie gestalte ich einen produktiven Tag?

Die Antwort ist – mit einem Tagesplaner. Denn eine erfolgreiche Tagesplanung sorgt dafür, dass deine Prioritäten klar, dein Handeln reflektiert und auf deine Ziele ausgerichtet ist. Tagesplanung sorgt dafür, dass dir Erfolg lässig von der Hand geht. Ja, natürlich wird es so sein, dass deine Tage mal nicht 100% laufen wie geplant. Das bedeutet aber nicht, dass sie es nicht wert sind, geplant zu werden und so die Ziele zu erreichen, die dir wichtig sind. Denn die beste Verteidigung gegen hektische, stressige und unproduktive Tage ist und bleibt Tagesplanung. Tagesplanung, mit der du dich proaktiv gegen Ungeplantes und für deine eigenen Prioritäten entscheidest und immer besser darin wirst, diese Prioritäten bis zum Feierabend umzusetzen.

Definition Tagesplanung

Ein Tagesplaner ist deine Vorlage für einen erfolgreichen Tag. Die physische oder digitale Vorlage, die dich unterstützt, die wichtigsten Tagesaufgaben zu identifizieren und dein Handeln zu reflektieren und zu optimieren. Tagesplaner gibt es in vielerlei Form – als editierbares PDF, als Buch, als Checkliste im eigenen Aufgaben-Tool, als ausgedruckte Checkliste, als handgeschriebene Notiz auf einem Blatt uvm. Dabei ist es weniger wichtig, welche Form der Tagesplaner hat. Es ist viel entscheidender, dass du dich mit dieser Form – egal ob physisch oder digital – wohlfühlst und dir vorstellen kannst, den Planer in dieser Form täglich zu nutzen. Und am Wichtigsten ist, dass dein Tagesplaner genau die Fragen und Punkte enthält, die dir einen Leitfaden bieten, um jeden deiner Tage zu einem Erfolgstag für dich zu machen.

Eine Aufgabenliste hält strukturiert und übersichtlich alle Aufgaben für deine Ziele fest, die aktuell noch offen sind. Sie bietet damit die optimale Ausgangsbasis, um mit deinem Tagesplaner genau jene Aufgaben zu identifizieren, die heute die höchste Priorität haben. Diese Tagesaufgaben erkennst du mit deinem Tagesplaner noch leichter, wenn du deine Aufgaben auf deiner Aufgabenliste priorisiert hast. Wie du das schnell und einfach angehen kannst, erfährst du in meinem Artikel „Aufgaben priorisieren: Diese Methode schlägt Eisenhower & Co.“

Ein Tagesplaner ist deine ultimative Checkliste, um zu identifizieren, was dir heute wichtig ist. Was dir heute wichtig ist an Aktivitäten, Meetings und Aufgaben – beruflich wie privat. Hast du diese Dinge für dich identifiziert, kannst du sie als Termine in deinen Kalender übertragen und hierdurch nochmals überprüfen, ob du vom Umfang auch wirklich alles umsetzen kannst. Tagesplaner und Kalender arbeiten so Hand in Hand zusammen. Aber der Kalender wird den Tagesplaner nie überflüssig machen, weil der Planer dich stets zuverlässig an alle Fragen und Punkte erinnert, die wichtig zur Planung und zum Abschluss deines Tages sind.
Und das abseits vom Blick in den Kalender, bei dem du immer alle anderen Termine vor Augen hast.

Das Herz aller Planer ist der Tagesplaner, weil er in die Umsetzung bringt, was du vorher in deinen Jahres-, Monats- und Wochenplanern geplant hast. Vielleicht fragst du dich jetzt: Wieso überhaupt so viele Planer? Die einfache Antwort ist: Weil deine Ziele groß sind und große Ziele nur in Etappen erreichbar sind. Diese Etappen sind deine Wochen, Monate oder Jahre. Und mit Jahres-, Monats- und Wochenplanern legst du die Ziele fest, die wichtige Etappen auf dem Weg zu deinem Endziel sind. So stellst du sicher es nie aus den Augen zu verlieren und erreichst jeden Tag Fortschritte.

Was sind die Vor- und Nachteile von Tagesplanung?

Vorteile

• Du konzentrierst dich auf das was dir wichtig ist und vermeidest überflüssige und wenig zielorientierte Aufgaben
• Du brauchst dich nicht mehr auf dein Erinnerungsvermögen verlassen, um dir alle Fragen zur Planung und zum Abschluss deines Tages zu stellen
• Mentale Ressourcen werden gespart, die du für die wichtigen Aktivitäten nutzen kannst
• Du wirst dich deutlich besser organisiert fühlen
• Du wirst motivierter sein deine Aufgaben anzugehen, denn Motivation folgt der Aktion und ihren Ergebnissen und nicht andersherum.
• Dir wird es leichter fallen deinen Fokus zu halten, weil du nichts Wichtiges vergisst
• Du wirst endlich mehr produktive als unproduktive Stunden haben
• Die Wahrscheinlichkeit des Prokrastinierens bzw. Aufschiebens sinkt
• Kurzum deine Produktivität und Zufriedenheit steigt

Hinweis: Nutzt du täglich einen Planer wird sich dein Leben zum Positiven verändern. In den ersten Tagen zunächst spürbar in dir und im Anschluss nach außen sichtbar.

Nachteile

• Tagesplanung kann dir Klarheit, Orientierung und Guidance bieten, aber dir niemals die Umsetzung abnehmen 
• Ein Tagesplaner kann dir die Fragen stellen für mehr Zufriedenheit im Alltag, aber die Antworten musst du selbst finden
• Tagesplanung kann dir auch Zeit rauben, wenn du nicht regelmäßig mit einem Planer arbeitest oder ihn nicht ernst nimmst als Werkzeug, um die Prioritäten und Learnings in deinem Alltag zu identifizieren

How to: Tagesplanung erstellen in 3 Schritten

Einfache Frage, einfache Antwort: Du erstellst dir digital oder auf Papier deinen eigenen Tagesplaner oder nutzt einen fertigen Tagesplaner, den du dir kaufst oder gratis herunterlädst. Bei Canva kannst du bspw. deine eigene Tagesplaner Vorlage für deine Tagesplanung erstellen.

Meine Empfehlung, wenn du noch nicht jahrelang Tagesplaner nutzt: Starte für deine Tagesplanung mit einem Tagesplaner von einem Experten, weil hier für dich vorausgewählt alle wichtigen Fragen und Punkte enthalten sind, die dir Klarheit, Orientierung und Guidance bieten. Sobald du nach einigen Wochen erste Erfahrung mit deinem Planer gesammelt hast, kannst du diesen bei Bedarf nochmals auf dich anpassen, indem du Punkte ergänzt, umformulierst oder streichst.

Ein guter Tagesplaner enthält immer zwei Abschnitte. Einen Abschnitt, um deinen neuen Tag zu planen und einen Abschnitt, um deinen vergangenen Tag zu reflektieren und abzuschließen. Du beginnst mit dem Abschlusspart, weil du die Erkenntnisse des hinter dir liegenden Tages nutzt, um deine Planung für den neuen Tag bestmöglich anzugehen.

Beispiele für Fragen, die du dir im Abschlusspart deines Tagesplaners stellen kannst:

• Habe ich alle zeitkritischen Mails, Nachrichten & Co. beantwortet (Kanal unabhängig)?
• Was lief heute gut (Erfolge deines Tages)?
• Welche Aufgaben konnte ich abschließen, welche sind verschoben, welche sind noch offen?
• Welche Learnings nehme ich aus dem heutigen Tag mit?

Beispiele für Fragen, die du dir im Planungspart deines Tagesplaners stellen kannst:

• Was ist mein aktuelles Wochenziel? Als Reminder, um dieses nicht aus den Augen zu verlieren.
• Was ist die wichtigste Aufgabe heute für mein Wochenziel?
• Was würde den heutigen Tag großartig machen? Dies kann beruflich wie privat sein.

Ein guter Planer ist außerdem einfach und verständlich sowie kurz und kompakt, da er nur die absolut wichtigsten Punkte enthält. Tagesplanung ist damit für dich in wenigen Minuten möglich.

Je nachdem, womit du deine Tagesplanung machst, dupliziere die Datei deines Tagesplaners, drucke sie dir neu aus, zeichne sie dir neu auf oder nehme eine neue Seite in deinem Tagesplaner-Buch. Hast du den hinter dir liegenden Tag abgeschlossen und reflektiert, plane UNBEDINGT zuerst Pausen und zielführende, wichtige Aufgaben für deinen Tag ein. Und zwar bevor du weitere Verpflichtungen, Termine und Besorgungen einplanst. Ansonsten werden Pausen und wichtige, aber oft nicht dringende Aufgaben nur allzu häufig keinen Platz in deinem Alltag finden. Wie dir Pausen optimal gelingen, erfährst du in meinem Artikel „Pause machen wie ein Profi“.

Um die richtige Menge an heutigen Aufgaben festzulegen, hilft es, deine Woche mit im Blick zu haben. Sprich mit im Blick zu haben, was du an den anderen Tagen deiner Woche noch umsetzen kannst.

Lust richtig durchzustarten mit Tagesplanung & Co.

Du willst wissen, wie du deine Tagesplanung langfristig durchziehst (Routine)?
Dich interessiert, was für dich die optimale Form ist, um deinen Tag zu planen?
Du willst neben deinem Tag auch deine Woche, Monat und Jahr optimal planen, um deine Ziele zu erreichen?